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Wie lange speichern Firmen Mitarbeiterdaten?
So müssen steuerrechtliche relevante Daten mindestens 6 Jahre gespeichert bleiben. Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung von Betrieben relevant sind, ist eine Frist von 10 Jahren vorgeschrieben. Und bei Daten zu betrieblichen Altersversorgungszusagen können es im Extremfall sogar bis zu 30 Jahre sein.
Wann müssen Personaldaten gelöscht werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Welche Daten dürfen in die Personalakte?
Neben dem Lebenslauf, Beurteilungen und Zeugnissen sowie Adress- und Kontodaten können das auch Informationen über die Gesundheit des Betroffenen (z. B. Atteste) oder sogar dessen Religion sein. Es können also mitunter auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten in der Personalakte enthalten sein.
Welche Daten müssen laut Dsgvo gelöscht werden?
Nach Artikel 17 Abs. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten künftig unverzüglich zu löschen, wenn: Die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
Wie lange muss man Personalakten aufheben?
Unterlagen zur Angestelltenversicherung, soweit Buchungsbelege vorhanden sind, werden zehn Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Lohnkonten Ihrer (ehemaligen) Mitarbeiter sollten Sie sechs Jahre aufbewahren (§ 41 I 9 EStG). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres.
Welche Daten darf der Arbeitgeber nicht speichern?
Der Arbeitgeber darf außer den Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) nur die Beschäftigtendaten erfragen, die er benötigt, um die Eignung des Bewerbers für eine in Betracht kommende Tätigkeit festzustellen. Eine Pflicht zu anonymen Bewerbungen sieht der Gesetzentwurf nicht vor.
Was befindet sich in einer Personalakte?
Der Begriff „Personalakte“ ist gesetzlich nicht definiert. Das BAG hat unter Personalakte jede Sammlung von Urkunden und Dokumenten verstanden, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers bezieht und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.
Was sind administrative Unterlagen?
Darin befinden sich unter anderem Dokumente wie die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag sowie Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung.